Znate li kako ispuniti putni nalog i što sve mora sadržavati u 2023. godini? U nastavku donosimo upute i informacije o tome što je zapravo putni nalog, kako izračunati dnevnice i putne troškove, kao i 7 najčešćih pogrešaka prilikom ispunjavanja zajedno s primjerom koji možete besplatno preuzeti i koristiti.

Što je putni nalog?

• Putni nalog je dokument kojim se dokazuje da je zaposlenik upućen na službeno putovanje i predstavlja osnovu za obračun i knjiženje troškova nastalih tijekom službenog putovanja, a samim time i refundaciju istih zaposleniku.
• Putni nalog je potrebno otvoriti prije početka službenog puta, ispisati u papirnatom obliku te treba sadržavati sve obvezne elemente.

Koji je obavezan sadržaj putnog naloga?

• Datum izdavanja – navodi se datum prije samog putovanja
• ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje,
• mjesto u koje osoba putuje,
• svrha putovanja,
• vrijeme trajanja putovanja – koliko sati je trajalo putovanje,
• vrijeme kretanja na put – datum i vrijeme polaska i povratka,
• podaci o prijevoznom sredstvu – navesti je li korišteno osobno ili službeno vozilo, registracijsku oznaku i marku,
• početno i završno stanje brojila u slučaju putovanja automobilom,
• vrijeme povratka s puta,
• potpis osobe koja putuje i ovlaštene osobe koja je odobrila nastale troškove,
• obračun troškova,
• izvješće s puta.

Napomena: Da bi se zaposleniku refundirali nastali troškovi, uz putni nalog potrebno je priložiti sve isprave kojima se potvrđuje nastali troškovi, kao što su: računi, putne karte i sl.

Kako ispuniti putni nalog?

1. Gornji dio najčešće ispunjava direktor, odnosno ovlaštena osoba. Tu je potrebno upisati naziv firme, OIB i sjedište. Slijedi broj putnog naloga, koji nakon 31.12. uvijek započinje s brojem 1. Zatim se upisuje mjesto i datum izrade putnog naloga koji može biti najkasnije na dan samog putovanja.

2. U nastavku je potrebno upisati tekst koji uključuje ime i prezime osobe koja ide na službeni put, gdje, kako, kada i zašto putuje, naziv firme koja snosi troškove putovanja, s potpisom na kraju.

3. Ostatak putnog naloga ispunjava osoba koja putuje. Slijedi putni račun, u kojem navodimo ime i prezime osobe koja ide na službeni put te naziv radnog mjesta. Ispod upisujemo relaciju, npr. Rijeka – Zagreb.

4. U tablici obračun dnevnica prvo je potrebno navesti datum i vrijeme odlaska i povratka s puta te zbroj sati provedenih na putu. Broj dnevnica je 1 ako je trajanje puta unutar 24 sata. Iznos dnevnica također ovisi o broju sati koje ste proveli na putu. Za putovanja dulja od 12 sati zaposlenik ostvaruje pravo na punu dnevnicu u iznosu od 26,55 eura. Za službena putovanja između 8 i 12 sati, ostvaruje se pravo na pola dnevnice, dok se za putovanja kraća od 8 sati ne ostvaruje pravo na dnevnicu.

5. U tablici obračun prijevoznih troškova upisujemo podatke o relaciji i udaljenosti u kilometrima. U slučaju putovanja privatnim vozilom naknada za prijevoz iznosi 0,40 eura po km. Dok u slučaju putovanja službenim vozilom, ne ostvaruje se pravo na naknadu za prijevoz te se ovaj dio ostavlja prazan. U nastavku upisujemo početno te završno stanje brojila vozila, a pod ukupno upisujemo zbroj prethodno izračunatih iznosa.

6. Pod „obračun ostalih troškova“ upisujemo troškove nastale tijekom službenog putovanja poput cestarina, parkinga i sl. U tablicu upisujemo opis troška, iznos troška te iznos za isplatu, ako je trošak podmiren od strane zaposlenika.

7. Na crtu u nastavku upisujemo mjesto i datum ispunjavanja putnog naloga, te ime i prezime osobe koja je bila na službenom putu. Navedeno je potrebno potvrditi potpisom osobe koja je bila na službenom putu te ovlaštene osobe.

8. U posljednjoj tablici, upisuje se ukupan priznati iznos i iznos koji se isplaćuje zaposleniku. Ispod tablice treba napisati sažeti izvještaj s puta s imenom i prezimenom zaposlenika koji je putovao, datumom i mjestom putovanja te poslovnom svrhom.

7 najčešćih pogrešaka prilikom ispunjavanja putnog naloga?

1. Ne priloženi dokumenti i isprave za nastale troškove – svi nastali troškovi na službenom putu moraju biti navedeni i opravdani u putnom nalogu priloženim računima i putnim kartama.

2. Pogrešno navođenje datuma – datum izrade putnog naloga može biti najkasnije na dan samog putovanja.

3. Ako na službeni put ide više osoba, samo jedna ispunjava putni nalog – u slučaju da na službeni put putuje više osoba, svaka osoba treba ispuniti vlastiti putni nalog zbog izračuna dnevnice. Ako se putuje npr. privatnim automobilom, samo osoba koja vozi automobil ispunjava dio s naknadama za prijevoz.

4. Pogrešno izračunati troškovi i dnevnice – važno je napomenuti da u slučaju jednog obroka plaćenog na teret poduzeća iznos dnevnice umanjuje se za 30%, a u slučaju dva obroka iznos se umanjuje za 60%. Ako je zaposlenik troškove obroka podmirio vlastitim sredstvima, isti se prikazuju na putnom nalogu u dijelu “obračun ostalih troškova” te se isplaćuju na temelju dostavljenog računa.

5. Nedovoljno precizno navođenje svrhe putovanja – izvještaj s putovanja mora sadržavati jasno navedenu svrhu i ishod putovanja kako se bi se isti putni nalog mogao priznati.

6. Nepotpuni podaci o prijevozniku i prijevoznom sredstvu – u slučaju prijevoza autobusom potrebno je upisati relaciju, naziv prijevoznika i vrstu prijevoza. Podatke o prijeđenim kilometrima i naknadama za prijevozne troškove u ovom slučaju nije potrebno upisati.

7. Nedostatak potpisa – nakon što je putni nalog pravilno ispunjen isti mora biti potpisan od strane osobe koja je putovala i ovlaštene osobe.