Gotovo svi poduzetnici s kojima smo razgovarali u nekom trenutku izgovore istu rečenicu: “Pa mi već plaćamo računovodstveni servis, zašto bismo plaćali još i financije?” Pitanje je posve logično. Računovodstvo i financijsko upravljanje lako zvuče kao ista stvar pod dva imena, a u praksi su to dva različita posla. Upravo ta razlika najčešće je razlog zašto se odluke donose “na oko”, pa onda iznenadi kad novac s računa jednostavno nestane ili banka ne odobri kredit, iako je, čini se, sve u redu.

Ukratko: knjigovođa evidentira ono što se u poslovanju već dogodilo, dok vanjski financijski direktor, u praksi poznat i kao fractional CFO, te iste brojke koristi za planiranje budućih odluka. Jedno ne zamjenjuje drugo, najviše vrijednosti nastaje kada rade zajedno.

Koja je razlika između računovođe i financijskog direktora?

Računovođa je nezamjenjiv, a njegov posao je precizan i zakonski reguliran: evidentira izlazne i ulazne fakture, plaće, PDV i priprema godišnje financijske izvještaje. Sve to mora biti točno, na vrijeme i po zakonu. To je temelj bez kojeg tvrtka ne može poslovati.

Ali računovođa po prirodi posla ne govori hoće li za tri mjeseca biti dovoljno novca za plaće, koji proizvod zapravo donosi zaradu ili je li vrijeme za kredit za novi stroj. To je posao financijskog direktora: uzima iste brojke i okreće ih prema naprijed, planira novčani tok, predlaže cijene i marže tako da tvrtka stvarno zarađuje, i na vrijeme javlja “pažnja, u veljači će biti problem”, dok još ima vremena nešto poduzeti.

Računovođa gleda unatrag. Financijski direktor gleda unaprijed i pomaže tvrtki da onamo kamo ide, stigne u jednom komadu.

Kako tvrtka može biti profitabilna, a ostati bez novca?

Jedna tipična situacija: proizvodna tvrtka sredinom mjeseca jedva pokriva plaće i dobavljače, iako je knjigovodstvo upravo poslalo izvještaj s lijepom dobiti za protekli kvartal. To nije kontradikcija. Dobit je knjigovodstvena kategorija, razlika prihoda i rashoda u određenom razdoblju. Novac na računu je nešto sasvim drugo, ovisi o tome kada kupci stvarno plate, kada dospijevaju obveze prema dobavljačima i koliko je novca zarobljeno u zalihama.

Tvrtka tako može biti profitabilna na papiru, a istodobno tjedan dana daleko od toga da ne isplati plaće. Takve situacije nisu rijetke, a upravo je to razlika koju knjigovodstvo ne pokriva, jer nije njegov posao nego posao financijskog planiranja.

Pet znakova da poduzetniku treba više od računovodstva

Nekoliko signala koje vrijedi ozbiljno shvatiti:

1. Odluke o cijenama, novim zaposlenicima ili investicijama donose se “po osjećaju”, bez jasne slike što se stvarno isplati.
2. Novac na računu redovito iznenadi, pozitivno ili negativno, iako izvještaji pokazuju uredno stanje.
3. Razmatra se kredit, leasing ili sredstva iz EU fondova, ali nema razrađenih projekcija kojima bi se to dokazalo banci ili fondu.
4. Tvrtka raste, ali rast troši više novca nego što ga stvara.
5. Cjelovita financijska slika postoji samo u glavi jedne osobe, i teško ju je prenijeti timu ili banci.

Poduzetnicima koji se prepoznaju u barem dvije od ovih točaka vjerojatno ne treba još jedan računovođa. Treba im netko tko će brojke iz računovodstva pretvoriti u jasan plan i pravodobno upozorenje, prije nego što dođe do problema.

Znači li to da treba zaposliti CFO-a na puno radno vrijeme?

Ne nužno. Financijski direktor, ili CFO (engl. chief financial officer), u velikim tvrtkama vodi više odjela: računovodstvo i kontroling, riznicu i odjel planiranja. Mali i srednji poduzetnici gotovo nikad nemaju potrebu zaposliti nekoga na toj poziciji, jednostavno je preskupo, a posao ni ne zahtijeva puno radno vrijeme.

Zato se razvio koncept vanjskog financijskog direktora, odnosno fractional CFO-a: iskusnog financijskog stručnjaka koji s tvrtkom radi onoliko koliko joj stvarno treba, mjesečno ili kvartalno, uz jasnu strukturu i predvidiv trošak umjesto pune plaće.

Što vanjski financijski direktor radi u praksi?

Opseg posla ovisi o potrebama i fazi razvoja tvrtke, a najčešće uključuje:

• izradu i redovito ažuriranje budžeta i projekcije novčanog toka
• mjesečni pregled rezultata i objašnjenje odstupanja od plana
• analizu profitabilnosti po proizvodu, usluzi, projektu ili klijentu
• financijske scenarije za zapošljavanje, ulaganje, zaduživanje ili rast
• pripremu podataka i financijske argumentacije za banke, investitore ili natječaje
• uvođenje jasnih pokazatelja i ritma izvještavanja za vlasničku strukturu i upravu

Vanjski financijski direktor pri tome ne zamjenjuje računovođu, nego koristi pouzdane podatke iz knjigovodstva i pretvara ih u pregled poslovanja, plan i preporuku za djelovanje. Umjesto da se takva odluka donosi samostalno, kasno navečer, gledajući tablicu koju osim računovođe rijetko tko razumije, vanjski financijski direktor sjeda za stol i odluka se donosi zajedno.

Kada je pravo vrijeme za vanjskog financijskog direktora?

Najčešće onda kada poslovne odluke postanu složenije od izvještaja koji trenutno postoje. To se događa tijekom brzog rasta, prije veće investicije, kod pada marže, kod problema s likvidnošću ili kada u tvrtki nitko sam ne može povezati prodaju, troškove i novčani tok.

Ne treba čekati financijsku krizu. Najveća vrijednost ove usluge upravo je u tome da upozorenja i mogućnosti postanu vidljivi dok još postoji vrijeme za reakciju.

Česta pitanja

Je li CFO isto što i računovođa? Nije. Knjigovođa evidentira poslovne događaje i osigurava urednost izvještavanja, dok CFO financijske podatke koristi za planiranje, analizu i poslovne odluke.

Što je fractional CFO? Fractional CFO, odnosno vanjski financijski direktor, iskusan je financijski stručnjak koji preuzima CFO funkciju u dogovorenom opsegu, bez zapošljavanja na puno radno vrijeme.

Treba li maloj tvrtki CFO? Ne treba svakoj maloj tvrtki CFO. Usluga postaje korisna kada za odluke o rastu, cijenama, zapošljavanju, ulaganju ili financiranju nedostaje jasna financijska slika.

Kako računovođa i vanjski financijski direktor surađuju? Knjigovođa osigurava točne knjigovodstvene podatke, a vanjski financijski direktor te podatke analizira, povezuje s poslovnim planom i pretvara u preporuke i projekcije.

Koliko često vanjski financijski direktor radi s tvrtkom? Ritam ovisi o potrebama tvrtke. Suradnja može uključivati mjesečne preglede, češće praćenje novčanog toka ili intenzivniju podršku prije važnih odluka i ulaganja.

Aestus kao vanjski financijski direktor

Aestusova usluga vanjskog financijskog direktora namijenjena je malim i srednjim poduzećima kojima treba kvalitetnije financijsko upravljanje, ali ne i CFO na puno radno vrijeme. Suradnja se prilagođava stvarnim potrebama tvrtke, od uspostave izvještavanja i projekcije novčanog toka do redovite podrške pri donošenju poslovnih odluka.

Cilj nije još jedan izvještaj u pretincu, nego jasnija slika o tome gdje se tvrtka nalazi, kamo ide i što je sljedeći korak.

Poduzetnicima koji se prepoznaju u ovom tekstu, koji imaju uredno računovodstvo, a ipak nemaju jasnu slika o tome kamo im tvrtka ide, rado ćemo predstaviti kako vanjski financijski direktor izgleda u praksi, ovisno o njihovim potrebama. Javite nam se putem kontakt forme ili direktno na Branka.Galjanic@aestus.hr