Zamislimo da vlasnik tvrtke sutra ujutro dobije poziv koji nitko ne želi i da sljedeća četiri tjedna mora biti negdje drugdje. Operacija, bolestan roditelj, svejedno. Laptop ostaje doma, mobitel isto, a ono „samo ću brzo pogledati mail“ ne dolazi u obzir. Što se u tvrtki događa prvi tjedan? A treći?

Kad to pitanje postavimo vlasnicima malih i srednjih tvrtki, većina se nasmije, malo nelagodno, i onda zašuti. Tvrtke im nisu loše, a odgovor znaju: ne bi išlo, ili bi išlo uz dosta štete.

Ukratko: tvrtka koja ne može raditi bez vlasnika nosi rizik ovisnosti o ključnoj osobi. Kad vlasnik nije dostupan, najprije stanu plaćanja, naplata, odluke i komunikacija s bankom. Rješenje nije velika reorganizacija, nego zapisana pravila, jasne ovlasti i redovit mjesečni financijski pregled koji može pratiti još netko osim vlasnika.

Zašto tvrtka stane kad vlasnik stane?

U mnogim malim tvrtkama vlasnik radi pet poslova odjednom. Prodaje, pregovara, nabavlja, odobrava svako plaćanje i jedini zna koliko je novca na računu i što dolazi na naplatu. Nitko to nije tako planirao. Tvrtka je krenula s jednim čovjekom, posao je narastao brže nego što se stiglo išta posložiti, i tako je ostalo.

Što je rizik ovisnosti o ključnoj osobi?

U financijama se ova situacija naziva rizik ovisnosti o ključnoj osobi (engl. key person risk). Banke ga uzimaju u obzir kad procjenjuju kreditni zahtjev, a kupci tvrtke još i više: kod pripreme tvrtke za prodaju jedan od ključnih koraka upravo je osigurati da poslovanje ne ovisi isključivo o vlasniku. Vlasnici taj rizik sami obično ne vide, jer su predugo unutra.

Koje se četiri stvari prve raspadnu kad vlasnik nije dostupan?

1. Plaćanja

U malim tvrtkama direktor je gotovo uvijek i riznica. Tko smije odobriti uplatu dobavljaču ili isplatu plaća kad vlasnika nema? Ako je odgovor „samo vlasnik“, kašnjenja kreću već drugi tjedan. Dobavljači postanu nervozni, za zakašnjela plaćanja zakon predviđa zatezne kamate i naknadu od 40 eura, a povjerenje koje se godinama gradilo počne curiti.

2. Naplata

Tko zna koji kupac duguje koliko i koga treba nazvati? Ako se naplata svodi na „nazovi ga ti, tebe zna“, ti računi ostaju nenaplaćeni čim vlasnik nestane. A nenaplaćeni računi vrlo brzo postanu problem s novcem, o čemu smo pisali u tekstu o novčanom toku i likvidnosti.

3. Odluke

Sve što vlasnici inače riješe usput, u hodniku ili uz kavu, odjednom čeka na stolu: ponuda kupcu, cijena za novi posao, narudžba materijala, nečiji zahtjev za godišnji odmor. Zaposlenici ne znaju smiju li odlučiti sami, pa ne odluče ništa. Posao stoji.

4. Banka

Banku odsutnost vlasnika ne zanima. Rata kredita dospijeva kad dospijeva, okvirni kredit treba produžiti na vrijeme, a dopis s rokom neće čekati povratak. Netko u tvrtki mora znati što napraviti kad dopis stigne. Kredibilitet kod banke gradi se upravo takvom pouzdanošću.

Zašto dobri zaposlenici nisu dovoljni?

„Pa imam dobre ljude“, kažu mnogi vlasnici kad dođemo do ovog dijela. I imaju. Ali ni najsposobniji zaposlenici bez jasnih pravila, bez uvida u brojke i bez ovlasti ne mogu uskočiti na mjesto vlasnika. Nisu oni krivi. Sve bitno jednostavno stoji u jednoj glavi, a ne na papiru, u tablici ili u postupku koji mogu pratiti i drugi.

Ovo se rješava bez velikih reorganizacija i bez odricanja od kontrole. Vlasnici s posloženim sustavom zapravo kontroliraju više, jer znaju što se događa i kad nisu u uredu.

Pet pitanja: koliko tvrtka ovisi o vlasniku?

Odgovore nije potrebno nikome pokazivati:

• Zna li itko osim vlasnika koliko tvrtka točno ima novca i što dospijeva u idućih 30 dana?
• Mogu li zaposlenici platiti redovne račune do određenog iznosa bez potpisa vlasnika?
• Ima li još netko popis kupaca koji duguju, s rokovima?
• Jesu li ključni poslovi negdje zapisani ili postoje samo u glavi vlasnika?
• Bi li banka ili najveći kupac znali koga nazvati kad vlasnik nije dostupan?

Ako je na tri ili više pitanja odgovor „ne“, tvrtka ovisi o vlasniku više nego što bi trebala. Bolje je to znati sad nego prvi dan bolovanja.

Kako smanjiti ovisnost tvrtke o vlasniku?

1. Znanje iz glave prebaciti u sustav

Prvi korak je dosadan, ali jednostavan: sve što zna samo vlasnik treba prebaciti negdje gdje to vidi još netko. Stanje novca, rokovi plaćanja i naplate, obveze prema banci i dobavljačima, tko smije odobriti koji iznos. Ništa od toga nije komplicirano. Traži disciplinu i nekoga tko će to voditi svaki mjesec, a ne kad se sjeti.

2. Jasne ovlasti za plaćanje i zastupanje

Za svakodnevna plaćanja većina banaka omogućuje da se ovlaštenja za internetsko bankarstvo dodijele još jednoj ili dvjema osobama, uz limite iznosa ili obvezu dvostrukog odobrenja. Za šire zastupanje društva postoji prokura: prema Zakonu o trgovačkim društvima prokurist može sklapati ugovore i poduzimati pravne radnje u ime društva, osim otuđenja i opterećenja nekretnina bez posebne ovlasti, a prokura se upisuje u sudski registar. Koje je rješenje prikladno, ovisi o veličini tvrtke i o tome koliko odgovornosti vlasnici žele prenijeti.

3. Mjesečni financijski pregled na jednoj stranici

Treći korak je redovit mjesečni financijski pregled na jednoj stranici. Iz njega vlasnici vide gdje tvrtka stoji, a netko drugi u tvrtki ili vanjski suradnik može nakratko preuzeti bez nagađanja.

Kako pomaže vanjski financijski direktor?

Zato se vlasnici često obrate vanjskom financijskom direktoru, u praksi poznatom i kao fractional CFO. Vanjski financijski direktor ne vodi tvrtku umjesto vlasnika, nego pazi da financije rade i kad vlasnik ne stoji nad svakom odlukom: postavlja mjesečni pregled, pravila odobravanja plaćanja i praćenje naplate. Rezultat je više vremena i više kontrole, a ne manje. O tome po čemu se ta uloga razlikuje od računovodstva pisali smo u prvom tekstu ovog niza.

Ista struktura kasnije olakšava i razgovor s bankom i, ako se jednog dana bude razmišljalo o tome, nasljeđivanje ili prodaju tvrtke.

Aestus kao vanjski financijski direktor

Aestus tim kroz uslugu vanjskog financijskog direktora s vlasnicima prolazi financijske procese tvrtke, procjenjuje koliko su posloženi i daje jasne prijedloge što popraviti, od ovlasti za plaćanje i praćenja naplate do mjesečnog financijskog pregleda.

Poduzetnici kojima je na tri ili više pitanja iz ovog teksta odgovor bio „ne“ razgovor s našim Goranom Lučinom mogu dogovoriti na goran.lucin@aestus.hr ili putem kontakt forme, bez obaveze i bez prodajnog pritiska.

Česta pitanja

Što je rizik ovisnosti o ključnoj osobi?

To je rizik da tvrtka ne može normalno poslovati kad jedna osoba, najčešće vlasnik, nije dostupna, jer su ključne informacije, ovlasti i odluke vezane samo uz nju.

Tko može zastupati tvrtku kad direktor nije dostupan?

D.o.o. zastupaju članovi uprave. Ako tvrtka ima samo jednog direktora, tijekom odsutnosti direktora tvrtku može zastupati prokurist, ako je prokura dana i upisana u sudski registar, ili punomoćnik za točno određene poslove.

Kako osigurati plaćanja kad vlasnik nije dostupan?

Najjednostavnije je u banci dodijeliti ovlaštenja za plaćanje još jednoj ili dvjema osobama, uz limite iznosa ili dvostruko odobrenje, te zapisati tko smije odobriti koji iznos.

Kako smanjiti ovisnost tvrtke o vlasniku?

Zapisivanjem ključnih informacija i postupaka, jasnim ovlastima za plaćanja i odluke te redovitim mjesečnim financijskim pregledom koji može pratiti još netko osim vlasnika.

Utječe li ovisnost o vlasniku na vrijednost tvrtke?

Utječe. Kupci i investitori tvrtku koja ne može raditi bez vlasnika vide kao rizičniju, pa je minimalna ovisnost o vlasniku dio pripreme za bolju cijenu, kao što smo pisali u tekstu kada je pravo vrijeme za prodaju poduzeća.