Novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima stupio je na snagu 1. listopada 2024. godine.

U nastavku donosimo sve promjene koje poslodavci moraju znati kako bi i dalje pravilno vodili evidenciju o radnicima i radnom vremenu, kao i primjere dokumenata za vođenje evidencije i prilagodbu novim propisima koje možete besplatno preuzeti i koristiti.

Što je evidencija radnog vremena?

• Dokument koji je najčešće u obliku tablice, a koristi se za praćenje informacija o radnom vremenu svakog zaposlenika zasebno, kao i za korištenje godišnjeg odmora, bolovanja, plaćenog ili neplaćenog dopusta i ostalo.
• Služi kao osnova za obračun i isplatu plaće, te ju je poslodavac obvezan voditi.

Koje su promjene propisanog načina vođenja evidencije radnog vremena?

• Uvedeno je obavezno evidentiranje:
  • sati rada za osobe na stručnom osposobljavanju, studente, učenike, osobe koje obavljaju rad za opće dobro te za djecu i maloljetnike koji sudjeluju u aktivnostima organiziranim od strane poslodavca,
  • očinskog dopusta, dopusta drugog posvojitelja te neplaćenog dopusta za pružanje osobne skrbi,
  • sati nenazočnosti zbog vojnih obveza ili služenja u ugovorenoj pričuvi,
  • sati neplaćenog dopusta prilikom kandidiranja za župana, gradonačelnika, načelnika ili predsjednika te kandidiranja za njihove zamjenike,
  • radnog vremena za radnike na izdvojenom radnom mjestu i za one koji rade na daljinu.
• Poslodavac, osim imena i prezimena, datuma, ukupnog dnevnog radnog vremena, sati terenskog rada, sati pripravnosti i vremena nenazočnosti, mora pratiti i podatke o vremenu početka i kraja rada, prekide u radu te posebne podatke o radnom vremenu koji utječu na ostvarivanje prava iz radnog odnosa (npr. rad noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad na blagdane ili neradne dane prema zakonu itd.)

Koje su promjene u vođenju evidencije o radnicima?

• Manji broj podataka koje je potrebno unijeti u evidenciju o radnicima u odnosu na ranije.
• Promijenio se rok čuvanja evidencije o radnicima te se više ne mora čuvati trajno. Više o rokovima čuvanja dokumentacije možete pronaći u nastavku članka.

Na koji način se evidencija o radnom vremenu i radnicima može voditi pravilno?

• Evidenciju je obvezno voditi u pisanom obliku, bilo na papiru ili elektronički. Iako obrazac nije definiran, poslodavac može koristiti oblik koji mu najviše odgovara (npr. Word, Excel), uz uvjet da sadrži sve obvezne podatke.
• Za lakšu prilagodbu novim propisima, pripremili smo besplatne primjere evidencija koje možete besplatno preuzeti:
  • Evidencije radnog vremena:
    • Evidencija radnog vremena za petodnevni radni tjedan s jednokratno raspoređenim radnim vremenom pripremljena je u excel dokumentu s obračunom radnih sati po tjednima, prikazom neradnih dana s općim informacijama o zaposleniku i radnom vremenu za svaki mjesec. Dokument možete preuzeti OVDJE.
    • Evidencija radnog vremena za one koji rade od ponedjeljka do petka 7 sati dnevno i 5 sati subotom – možete preuzeti OVDJE.
    • Evidencija rada studenata te zaposlenika koji rade na autorski ugovor ili ugovor o djelu može se preuzeti OVDJE.

• Evidencije o radnicima:
  • Evidencija koju treba voditi za svakog zaposlenika zasebno, a koju možete preuzeti OVDJE.
  • Evidencija o fizičkim osobama (npr. studentima) koji kod poslodavca rade na temelju ugovora ili posebnih propisa koju možete preuzeti OVDJE.

Koji su obavezni podaci evidencije o radnicima?

• Obavezni podaci uključuju osobne podatke radnika, podatke o trajanju radnog odnosa i radnom mjestu te informacije o prijavi, odjavi i promjenama u sustavima obveznih socijalnih osiguranja.
• Poslodavci evidencije moraju voditi i za radnike koje im je ustupila agencija za zapošljavanje ili povezano društvo.

Kada je potrebno upisati sve podatke u evidenciju?

• Najkasnije 7 dana od dana za koji se podatci popunjavaju.

U kojem obliku i koliko dugo moram čuvati evidenciju o radnicima i radnom vremenu?

• Evidenciju nije obvezno ispisivati, čuvati u registratoru i sl., a slučaju predaje evidencije ovlaštenim osobama, poslodavac je dužan omogućiti uvid i preuzimanje u papirnatom ili elektroničnom obliku.
• Pisani pregled podataka o radniku treba čuvati do isteka godine u kojoj je prestao radni odnos.
• Evidenciju o radnom vremenu potrebno je čuvati 6 godina od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos.
• Ugovore o radu, sporazume između poslodavca i radnika, tiskanice prijave te sve ostale isprave rješenja potrebno je čuvati 6 godina od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos.
• Rješenja, privatne isprave, potvrde i sl. vezano za ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja uključujući i prava po osnovi staža osiguranja koji se računa s povećanim trajanjem – 40 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos.
• Poslodavac internim aktom može odrediti duži rok za čuvanje dokumentacije.

Tko ne mora voditi evidenciju radnog vremena?

• Zaposlenici koji po ugovoru o radu imaju klauzulu o samostalnosti o odlučivanju o radnom vremenu (npr. direktori i menadžeri) nemaju obvezu voditi evidenciju radnog vremena. Kako bi se izbjegla obveza vođenja detaljne evidencije o radnom vremenu, u ugovoru bi trebala stajati klauzula koja propisuje da radnik samostalno određuje svoje radno vrijeme, uključujući najduže trajanje tjednog radnog vremena, noćni rad, te dnevni i tjedni odmor.

Što ako evidenciju o radnicima ne vodim na propisani način?

• U slučajevima kada se ne vodi evidencija o radnicima i radnom vremenu, kada se vodi na nepravilan način ili ne dostavi ovlaštenoj osobi, moguća je kazna poslodavcu do 13.270,00 EUR te do 1.320,00 EUR odgovornoj osobi.

Što ako se promijene osobni podaci radnika?

• Odgovornost je na radniku da promjenu javi poslodavcu najkasnije 8 dana od promjene.

Za ostala pitanja vezana za evidencije o radnicima javite nam se putem email adrese aestus@aestus.hr ili putem kontakt forme.