Zanima Vas kako obračunati dnevnice za službeno putovanje? Kako ispuniti putni nalog i koja je obvezna dokumentacija za isplatu putnih troškova?

Evo što je sve potrebno za ispravan obračun i isplatu dnevnica i putnih troškova te koji su prihvatljivi, a koji neprihvatljivi troškovi. Također, u nastavku možete preuzeti primjer putnog naloga i loko vožnje.

Što je dnevnica?

• Dnevnica je naknada nastalih troškova prijevoza, prehrane i pića tijekom službenog putovanja u zemlji i u inozemstvu.
• Dnevnice i svi ostali troškovi nastali na službenom putovanju mogu se zaposlenicima isplatiti neoporezivo do određenog iznosa utvrđenog propisima o izdacima za službena putovanja za korisnike državnog proračuna.
• Mjesto na koje se zaposlenik upućuje na službeno putovanje mora biti udaljeno od mjesta rada ili mjesta prebivališta / boravišta zaposlenika minimalno 30 km.

Što je loko vožnja?

• Svaki službeni put privatnim vozilom ispod 30 km u jednom smjeru od mjesta rada ili mjesta prebivališta / boravišta zaposlenika spada pod loko vožnju i isplaćuje se 0,40 eura/km, ali za to nije potrebno ispunjavati putni nalog.
• Poslodavac samostalno vodi evidenciju loko vožnji, najčešće u obliku excel tablice koju zaposlenici ispunjavaju s informacijama o početnom i završnom stanju kilometara kako bi se izračunao iznos naknade za refundaciju, relacijom i vremenom putovanja.
• Ovdje možete besplatno preuzeti primjer tablice za evidenciju loko vožnje u 2023. koju možete koristiti u svom poslovanju.

Koliko iznosi dnevnica za službeni put unutar zemlje?

• Iznos pune dnevnice za putovanje u tuzemstvu je 26,55 eura.
• Pola dnevnice isplaćuje se za službena putovanja u trajanju od 8 do 12 sati.
• Puna dnevnica isplaćuje se za službena putovanja duža od 12 sati.
• Iznos dnevnice umanjuje se za 30% u slučaju da je na službenom putovanju zaposleniku osiguran jedan obrok te iznosi 18,59 eura.
• Ukoliko su zaposleniku osigurana dva obroka iznos dnevnice umanjuje se za 60% te iznosi 10,62 eura.

Kako se obračunava dnevnica za službeni put u inozemstvu?

• Dnevnica za službeni put u inozemstvo obračunava se od trenutka kada je zaposlenik prešao granicu Hrvatske prema stranoj zemlji, do trenutka kada je ponovno prešao granicu i ušao u Hrvatsku.
• U slučaju da se na službeni put u inozemstvo putuje zrakoplovom, dnevnica se obračunava dva sata prije vremena polijetanja iz posljednje zračne luke u Republici Hrvatskoj, do trenutka povratka u zemlju tj. slijetanja zrakoplova u prvu zračnu luku u Republici Hrvatskoj.
• Ako se na službeno putovanje ide brodom, dnevnica se obračunava od sata polaska broda iz posljednjeg pristaništa u Republici Hrvatskoj do sata povratka broda u prvo pristanište u Republici Hrvatskoj.
• Ako se radi o službenom putovanju u više zemalja u odlasku se obračunava dnevnica utvrđena za stranu država u kojoj započinje službeno putovanje, a u povratku dnevnica utvrđena za stranu državu u kojoj je službeno putovanje završeno.
• Zadržavanje unutar zemalja obračunava se na način da ukoliko je zaposlenik proputovao kroz stranu državu kraće od 12 sati, obračunava se u vrijeme provedeno u idućoj državi u kojoj se provelo više od 12 sati.
  • ako zaposlenik putuje iz Hrvatske u Italiju preko Slovenije, u slučaju da dođe do granice s Italijom unutar 12 sati od prelaska granice sa Slovenijom, obračunava se dnevnica za Italiju.
• Ovdje možete pronaći pregled visina dnevnica po zemljama.

Što je putni nalog?

• Putni nalog je dokument kojim se dokazuje da je zaposlenik upućen na službeno putovanje i predstavlja osnovu za obračun i knjiženje troškova nastalih tijekom službenog putovanja, a samim time i refundaciju istih zaposleniku.
• Putni nalog je potrebno otvoriti prije početka službenog puta, ispisati u papirnatom obliku te treba sadržavati sve obvezne elemente.

Koji su obvezni elementi putnog naloga?

• Datum izdavanja – navodi se datum prije samog putovanja
• ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje,
• mjesto u koje osoba putuje,
• svrha putovanja,
• vrijeme trajanja putovanja – koliko sati je trajalo putovanje,
• vrijeme kretanja na put – datum i vrijeme polaska i povratka,
• podaci o prijevoznom sredstvu – navesti je li korišteno osobno ili službeno vozilo, registracijsku oznaku i marku,
• početno i završno stanje brojila,
• vrijeme povratka s puta,
• potpis ovlaštene osobe koja je odobrila nastale troškove,
• pečat,
• obračun troškova,
• likvidacija obračuna – potpis osobe koja je utvrdila vjerodostojnost nastalih troškova,
• izvješće s puta.

Primjer putnog naloga sa svim obveznim elementima možete preuzeti ovdje.

Koja je obvezna dokumentacija za pravdanje putnih troškova?

• Izdaci nastali na službenom putu dokazuju se računima za nastale troškove kao što je npr. utrošeno gorivo, cestarina, mostarina, tunelarina, autobus, tramvaj i sl., kao i računi za smještaj i ostalo.
• U slučaju da se uz putni nalog ne prilože računi za nastale troškove, može doći do poreznog osporavanja i kazni za poslodavca zbog nemogućnosti opravdavanja i dokazivanja službenog putovanja.

Koji su prihvatljivi putni troškovi?

• Kada zaposlenik za službeno putovanje koristi osobno vozilo u svom vlasništvu onda se u sklopu putnih troškova za refundaciju obračunava 0,40 eura/km. Važno je napomenuti da ovaj iznos služi za refundaciju troškova goriva, dok se cestarine, mostarine i ostali putni troškovi refundiraju zasebno na temelju važećih isprava tj. računa.
• Izdaci korištenja telefonom i izdatci za brzojave.
• Izdaci za iznajmljivanje prostorije za sastanke, plaćanje stenografskih i daktilografskih usluga, iznajmljivanje računalne opreme za pripremu službenih izvještaja ili za potrebe službene korespondencije te iznajmljivanje projektora i sl.
• Ovisno o svrsi službenog puta i pojedinih posebnosti poslovanja, nastaju i posebni troškovi. Poslodavci mogu samostalno odrediti koji su osobni troškovi zaposlenika, a koji su redovni troškovi službenog puta.

Je li taxi prijevoz prihvatljiv putni trošak?

• Trošak prijevoza taxijem prihvatljiv je samo ako se radi o prijevozu od / do mjesta u koje je zaposlenik upućen na službeni put kao što je npr. prijevoz od / do zračne luke do mjesta obavljanja posla tj. svrhe službenog putovanja.
• Svi troškovi prijevoza unutar mjesta u koje je radnik upućen na službeni put podmiruju se iz dnevnice.

Vaš, Aestus tim.